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发布日期:2019年10月12日 上一版  下一版
档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法
李 娜
文章字数:1908
  我是一名从事档案工作30多年的老档案人,开始工作就在一个学校里当档案图书管理员,一干就干了十多年。当时年轻,加之我从小受家中书香熏陶,本就爱看书,只觉得这个工作很适合我,管图书有很多书看,管档案能使人心静下来。随着时代的进步和发展,我就想进档案局,专搞我喜欢的档案工作,经过一番努力,顺利地调到档案局工作至今。刚到局里就听人说,档案工作枯燥乏味,又辛苦又清贫,我听到这话是第一次,因为我从来没有这样的感觉,也许是因为我喜欢这个工作的原因吧。
  开始我在管理股工作,写过局里的大事记、组织沿革,也写过利用效果,收集过名人档案、现行文件,在创全国社会主义新农村示范县的那几年,也整理过村级档案。之后,领导看我干这行工作认真细心,也肯钻研,就把我从管理股调到指导股当股长,不知不觉中就快到了退休年龄。正因为我热爱这份工作,所以30多年就像一瞬间。最近脑子一闲下来,就爱想、爱回忆、爱思考,不由得提起笔来,把我在指导档案整理时遇到的几个细节问题写出来,与大家一起交流、探讨。
  档案管理及信息化管理中常常遇到的问题:一是2016年新规范出台以来,编页码在每份文件的正面右上角、反面左上角,但这里存在一个问题,自发文中第一页有领导的批阅单或审签单,将这一页如何编页?又联想到信息化的扫描,这一页就很重要,我思考了很长时间。
  二是分类和流水号之间存在的问题。按以前手抄目录的老办法,查阅档案还行,然而,随着信息化的发展,档案的查阅和利用越来越方便,这样分类和流水号之间与信息化的关系就显得尤为重要。比如在实际操作中遇到了一个比较大的单位,里面的股室有18个,如果按股室分类,编排流水号,那么一个股室就是一个类,一个类里就有3个期限,一个期限里就有3个流水号,18个股室就有3×18个流水号。按照8号令,这也很正确,也是其中一个分类方法,但与信息化连接起来就有点麻烦。看似一件极小的事,一般人都不太注意,我因为经常和查阅上的同志交流、探讨,多次遇到过这种现象,股室多类就多,查阅起来用的时间就长。比如就这个单位来说,18个股室就有3×18个1、2、3……这样的流水号,电脑难以识别。加之,档案查阅利用时,没有人说过查的这份文件是什么股室?什么类?而是说是哪个单位,什么期限(永久或30年)。
  三是在指导两办的文件时,由于两办的文件特别多,之前也经常按类分,编排流水号,但那时查阅的是纸质目录,近几年随着数字化的录入,利用电脑查阅,我才真正意识到不省时也不方便。
  如何解决档案整理与信息化管理中的问题呢?针对以上3个细节问题,我曾抽空去扶风、岐山、神木、汉中等档案局交流过,也在省上、市上开会时和一些精通档案业务的同志讨论过,再加上近几年在实际操作中看到的,我的改进思路是:
  一是编页时,首先要考虑到信息化是发展方向,重要的文件还要扫描,所以,领导的审签单或批阅单不能作为首页放在红头文件的前面,应放在红头文件的后面,草稿件的前面,这样有利于档案的扫描。
  二是分类和流水号之间过多的问题。2013年至2014年,局里准备创数字化档案室,在电脑录入前先要规范库房的档案,我才发现一个单位分的类多,流水号就多,电脑录入很不方便。经过反复讨论、研究,最后决定不管一个单位分了多少类,多少个流水号,统一按一个年度3个期限、3个流水号,这样库房也好排列,方便查阅利用,电脑也好录入,指导起来十分方便。也就是说,不管这个单位有多少个股室、多少个类,最后统统按下列方式操作:1.同一全宗、3个期限(将股室或类套在期限内)、3个流水号。2.排列顺序是:同期限中,将同一事由放在一起(也就是类或股室)。这样操作起来非常方便,方便了指导,方便了整理,更方便了电脑的录入,查阅利用更省时省力。
  三是对于我上面谈到的第三个问题,先将两办文件按年度、按作者排,在同一作者中划分期限,同一期限中将同一事由放在一起,也就是说同年度、同作者、同期限中将同一事由放在一起,再按作者级别将同一期限的放在一起,很简单很方便,也很利于查阅利用,给信息化录入、网上查阅提供了方便。所以说,现在的档案整理不仅仅是整理工作,而是要与档案信息化录入、扫描、网上查阅结合起来,才能使信息化的查阅服务再上一个新的台阶。
  信息化录入、扫描是档案工作未来发展的方向。2018年我编了一本《档案法律法规与档案整理实务汇编》,在整理的同时认真地学习了一遍,悟出了一个道理:有些内容都是已经废止了的,但我还要编进去,就是从中可以看出档案事业的发展和方向。今后档案工作要再上一个新台阶,创出一条新思路,搭建一个更好的服务平台,就要在档案指导、整理的方案上多思考,在原办法的基础上,将档案整理的规范细节更细化更创新。一句话:指导是前提,整理是关键,录入是核心,服务群众查阅是目的。